Teilnahmebedingungen Edition 2025

II.
Fragen bezüglich Anmeldungen, Einreichungen oder der Verleihung ersuchen wir schriftlich
an office@comtain.at zu senden.

III.
Teilnahmeberechtigt sind österreichische Firmen, Agenturen oder Einzelpersonen, die Events organisieren. Egal, ob der Event im Inland oder Ausland stattgefunden hat. Es können auch Projekte ausländischer Agenturen oder Unternehmen eingereicht werden, wenn der Event in Österreich stattgefunden hat.

IV.
Der Geltungszeitraum für die beim „Austrian Event Award Edition 2025“ eingereichten Veranstaltungen/Projekte
beginnt mit dem 1. Jänner 2024 und endet mit dem 13. Jänner 2026.

V.
Events, die wiederholt stattfinden und in ähnlicher Form in den Vorjahren schon einmal gewonnen haben, kann man für das aktuelle Jahr nur dann einreichen, wenn das Konzept einem Relaunch unterzogen wurde. Wichtig dabei ist, dass in der Einreichung folgende Punkte besonders herausgearbeitet werden: „Was ist in diesem Jahr neu?“, ,„Wie wurde das Event weiterentwickelt?“ etc. Diese Punkte werden in der Jurierung bei wiederholt durchgeführten Events besonders berücksichtigt. Gleiches gilt beim Sonderpreis Best Event-Locations. Preisträgerlocations müssen Neuerungen aufzeigen.

VI.
Die für die Jury-Bewertung notwendigen Informationen sind ordnungsgemäß und in korrekter Angabe im Einreichtool einzugeben. Ihre Kurzbeschreibung wird zur Vorstellung Ihres Projektes im Falle einer Nominierung herangezogen und darf auch auf den Social-Media-Accounts des Austrian Event Awards, der COMTAIN Communications & Entertainment GmbH sowie auf allen Accounts von Partnernunternehmen veröffentlicht werden.

Wichtig: Achten Sie unbedingt auf vollständige und korrekte Schreibweisen und Firmenbezeichnungen in Ihrer/n Einreichung/en  – insbesondere was die Angaben zur einreichenden Eventagentur, allfälligen Partneragenturen sowie zum Auftraggeber betrifft.
Die von Ihnen eingegebenen Informationen werden 1:1 aus dem Einreichtool zur weiteren Verwendung übernommen und können im Nachhinein nur im absoluten Ausnahmefall korrigiert werden.
Falsche Eingaben führen mitunter zu Fehlern in z. B. Nominierungspräsentationen etc. Die Verantwortung für die Korrektheit aller Angaben liegt in jedem Fall  alleine beim Einreicher. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit, um Ihre Einreichung/en Korrektur zu lesen und auf Vollständigkeit zu überprüfen.

BITTE BEACHTEN: Für nachträgliche Änderungen der Einreichinformationen (z. B. auf der AEA-Website, in Shortlist-Folien etc.)  fällt eine Bearbeitungspauschale von € 195,– zzgl. 20% USt. pro Änderung an. 

Für die Jury-Bewertung ist es verpflichtend, entweder ein Kurzvideo oder eine animierte Fotostrecke nach vorgegebener Qualität/Größe/Länge einzureichen.

Anforderungen VIDEO oder ANIMIERTE FOTOSTRECKE:
1.) MAXIMALE Dauer von 1 Minute
2.) Mind. 16:9, FULL HD 1920 x 1080
3.) Gewünschter Codec: mp4, H.264
4.) Ohne Sprechertexte und O-Töne (Hintergrundmusik erlaubt) – keine Interviewszenarien!
5.) Upload eines den Anforderungen entsprechenden Videofiles
(Kein YouTube- oder VIMEO-Link, der nicht legal downzuloaden ist.)
ZUSÄTZLICH können Sie OPTIONAL zum verpflichtenden File Upload  Folgendes angeben/hochladen:
einen validen Downloadlink zu Ihrem Video oder Ihrer animierten Fotostrecke mit maximaler Gültigkeit
Bilder bzw. PDFs zur Veranschaulichung Ihres Projekts
6.) Bitte Copyright sämtlicher Bilder in die animierte Fotostrecke einarbeiten!

VII.
Werden diese Kriterien missachtet, können die Videos nicht berücksichtigt werden und müssen von der einreichenden Agentur nochmals überarbeitet werden. Wird das eingereichte Projekt nominiert, wird das Videomaterial bei der Verleihung auf der Bühne zugespielt. Bei allen Videos wird die Tonspur mit einem entsprechenden Text durch einen neutralen Sprecher ersetzt (keine Zusatzkosten).

VIII.
Der Einreicher bzw. die Einreicherin nimmt verbindlich am Austrian Event Award teil. Mit Einreichung des Projekts stehen sämtliche Projektbestandteile – insbesondere Beschreibung des Projekts, animierte Fotostrecke, Videos etc. – Christoph Berndl, dem Inhaber des Austrian Event Awards, sowie der COMTAIN Communications & Entertainment GmbH zu jedweder Veröffentlichung zur Verfügung.
Der Einreicher bzw. die Einreicherin räumt Christoph Berndl, dem Inhaber des Austrian Event Awards, sowie der COMTAIN Communications & Entertainment GmbH eine übertragbare Werknutzungsbewilligung für alle derzeit bekannten und künftig geschaffenen Nutzungsarten, also insbesondere auch die Vervielfältigungs- und Verbreitungsrechte sowie die Bearbeitungsrechte, zeitlich und örtlich unbegrenzt bereits im Moment der Einreichung des gegenständlichen Projektes unentgeltlich ein.
Sämtliche Video-, Ton-, Bild- und Textrechte der Einreichung müssen beim Einreicher liegen, der auch zur Gänze dafür haftet, sollte eine Copyright-Verletzung vorliegen.

IX.
Für jedes angelegte Projekt ist ein Anmeldebeitrag in Höhe von EUR 415,– zzgl. 20 % USt. sofort nach Vorschreibung zu entrichten. Jede Einreichung in einer Kategorie oder für einen Sonderpreis wird dabei als eigenständiges Projekt behandelt und entsprechend verrechnet.

Wenn Sie bereits bis 1. Oktober 2025 einreichen, fällt eine reduzierte Einreichgebühr von EUR 395,– zzgl. 20 % USt. an,

NEU ab der Austrian Event Award Edition 2025:
Wird ein und dasselbe Projekt in mehreren Kategorien oder Sonderpreisen eingereicht, beträgt die Einreichgebühr für das betreffende Projekt für jede zusätzliche Kategorie/Sonderpreis ab der dritten Einreichung EUR 315,– (regulär)
bzw. EUR 295,– (Early Bird) zzgl. 20 % USt.

Ab der dritten Einreichung unabhängiger Projekte reduziert sich die Gebühr auf EUR 345,– (regulär) bzw.
EUR 325,– (Early Bird) zzgl. 20 % USt.

Early Bird-Regelung: Gültig für alle Einreichungen, die bis einschließlich 1. Oktober 2025 final abgeschlossen sind.

Das Anlegen eines Accounts verpflichtet noch nicht zur Zahlung.
Eine Rechnung wird frühestens 14 Tage nach Anlegen eines Projekts in Ihrem Account gestellt.

X.
Die Anmeldung gilt als verbindlich. Eine Stornierung der Anmeldung oder eine für die Jurysitzung zu späte Abgabe der Einreichunterlagen führt zu keiner Stornierung oder Rückerstattung des Anmeldebeitrages, da ansonsten eine fixe Budgetierung des Verleihungsabends nicht möglich ist.

XI.
Alle von der Jury nominierten Einreichungen sowie die Preisträger*innen (je Kategorie zumindest drei Preisträger*innen, je Sonderpreis zumindest ein/e Preisträger*in) werden veröffentlicht. Mit der Einreichung erteilt jede/r Einreicher*in Christoph Berndl, dem Inhaber des Austrian Event Awards, sowie der COMTAIN Communications & Entertainment GmbH das uneingeschränkte, zeitlich und räumlich unbegrenzte Nutzungsrecht an sämtlichen eingereichten Unterlagen, insbesondere Texten, Bildern und Videos. Dieses Nutzungsrecht umfasst auch das Recht zur Weitergabe an Partnerunternehmen (z. B. Awardix.com) sowie zur Veröffentlichung auf Websites, Social Media, in Print- und Onlinepublikationen oder im Rahmen von Präsentationen. Die Einreicher*innen garantieren, dass sie über sämtliche Rechte an den eingereichten Materialien verfügen bzw. entsprechende Nutzungsrechte Dritter eingeholt haben, , und halten Christoph Berndl sowie die COMTAIN Communications & Entertainment GmbH hinsichtlich sämtlicher Ansprüche Dritter schad- und klaglos.

XII.
Die Wortbildmarke und das Pokalfoto des „Austrian Event Awards“ dürfen ohne schriftliche Genehmigung von Christoph Berndl, dem Inhaber des Austrian Event Awards sowie der COMTAIN Communications & Entertainment GmbH von Einreicher*innen nicht in deren Drucksorten und Werbungen verwendet werden. Das Anführen von Aussagen wie z. B. „Preisträger des Austrian Event Awards Edition 2023“, „Gold beim Austrian Event Award Edition 2023“ oder „Gewinner des Austrian Event Awards Edition 2022“ sind selbstverständlich zulässig und dienen der Eigenwerbung des Einreichers bzw. der Einreicherin. Die Jahreszahl ist jedoch jeweils anzuführen. Einreicher*innen, die dies in ihrer Kommunikation nicht berücksichtigen, können vom Veranstalter für Einreichungen in den folgenden Jahren ausgeschlossen werden.

Stand: 23. Juli 2025

Frequently Asked Questions (faq)

Christoph Berndl
c.berndl@austrianeventaward.at
Telefon: +43 664 390 09 49