EINREICHUNG & FAQ
Alles, was Sie rund um Ihre Teilnahme am Austrian Event Award wissen müssen. Antworten auf Ihre Fragen zum Award, zur Einreichung und zum gesamten Ablauf finden Sie mit Sicherheit in unseren FAQ.Einreichstart zur Austrian Event Award Edition 2024 ist am Montag, dem 2. September 2024
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Teilnahmebedingungen Edition 2024
I.
Die Einreichungen müssen von Montag, dem 2. September 2024 bis Montag, dem 6. Jänner 2025 Mitternacht
über unser Einreichtool vorgenommen werden.
II.
Fragen bezüglich Anmeldungen, Einreichungen oder der Verleihung ersuchen wir schriftlich
an office@comtain.at zu senden.
III.
Teilnahmeberechtigt sind österreichische Firmen, Agenturen oder Einzelpersonen, die Events organisieren. Egal, ob der Event im Inland oder Ausland stattgefunden hat. Es können auch Projekte ausländischer Agenturen oder Unternehmen eingereicht werden, wenn der Event in Österreich stattgefunden hat.
IV.
Der Geltungszeitraum für die beim „Austrian Event Award Edition 2024“ eingereichten Veranstaltungen/Projekte
beginnt mit dem 1. Jänner 2023 und endet mit dem 6. Jänner 2025.
V.
Events, die wiederholt stattfinden und in ähnlicher Form in den Vorjahren schon einmal gewonnen haben, kann man für das aktuelle Jahr nur dann einreichen, wenn das Konzept einem Relaunch unterzogen wurde. Wichtig dabei ist, dass in der Einreichung folgende Punkte besonders herausgearbeitet werden: „Was ist in diesem Jahr neu?“, ,„Wie wurde das Event weiterentwickelt?“ etc. Diese Punkte werden in der Jurierung bei wiederholt durchgeführten Events besonders berücksichtigt. Gleiches gilt beim Sonderpreis Best Event-Locations. Preisträgerlocations müssen Neuerungen aufzeigen.
VI.
Die für die Jury-Bewertung notwendigen Informationen sind ordnungsgemäß und in korrekter Angabe im Einreichtool einzugeben. Ihre Kurzbeschreibung wird zur Vorstellung Ihres Projektes im Falle einer Nominierung herangezogen und darf auch auf den Social-Media-Accounts des Austrian Event Awards, der COMTAIN Communications & Entertainment GmbH sowie der EVENTWERKSTATT Ilk & Partner KG gepostet werden.
Wichtig: Achten Sie unbedingt auf vollständige und korrekte Schreibweisen und Firmenbezeichnungen in Ihrer/n Einreichung/en – insbesondere was die Angaben zur einreichenden Eventagentur, allfälligen Partneragenturen sowie zum Auftraggeber betrifft.
Die von Ihnen eingegebenen Informationen werden 1:1 aus dem Einreichtool zur weiteren Verwendung übernommen und können im Nachhinein nur im absoluten Ausnahmefall korrigiert werden.
Falsche Eingaben führen mitunter zu Fehlern in z. B. Nominierungspräsentationen etc. Die Verantwortung für die Korrektheit aller Angaben liegt in jedem Fall alleine beim Einreicher. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit, um Ihre Einreichung/en Korrektur zu lesen und auf Vollständigkeit zu überprüfen.
BITTE BEACHTEN: Für nachträgliche Änderungen der Einreichinformationen (z. B. auf der AEA-Website, in Shortlist-Folien etc.) fällt eine Bearbeitungspauschale von € 175,– zzgl. 20% USt. pro Änderung an.
Für die Jury-Bewertung ist es verpflichtend, entweder ein Kurzvideo oder eine animierte Fotostrecke nach vorgegebener Qualität/Größe/Länge einzureichen.
Anforderungen VIDEO oder ANIMIERTE FOTOSTRECKE:
1.) MAXIMALE Dauer von 1 Minute
2.) Mind. 16:9, FULL HD 1920 x 1080
3.) Gewünschter Codec: mp4, H.264
4.) Ohne Sprechertexte und O-Töne (Hintergrundmusik erlaubt) – keine Interviewszenarien!
5.) Upload eines den Anforderungen entsprechenden Videofiles
(Kein YouTube- oder VIMEO-Link, der nicht legal downzuloaden ist.)
ZUSÄTZLICH können Sie OPTIONAL zum verpflichtenden File Upload Folgendes angeben/hochladen:
einen validen Downloadlink zu Ihrem Video oder Ihrer animierten Fotostrecke mit maximaler Gültigkeit
Bilder bzw. PDFs zur Veranschaulichung Ihres Projekts
6.) Bitte Copyright sämtlicher Bilder in die animierte Fotostrecke einarbeiten!
VII.
Werden diese Kriterien missachtet, können die Videos nicht berücksichtigt werden und müssen von der einreichenden Agentur nochmals überarbeitet werden. Wird das eingereichte Projekt nominiert, wird das Videomaterial bei der Verleihung auf der Bühne zugespielt. Bei allen Videos wird die Tonspur mit einem entsprechenden Text durch einen neutralen Sprecher ersetzt (keine Zusatzkosten).
VIII.
Der Einreicher bzw. die Einreicherin nimmt verbindlich am Austrian Event Award teil. Mit Einreichung des Projekts stehen sämtliche Projektbestandteile – insbesondere Beschreibung des Projekts, animierte Fotostrecke, Videos etc. – Christoph Berndl, dem Inhaber des Austrian Event Awards, sowie der COMTAIN Communications & Entertainment GmbH zu jedweder Veröffentlichung zur Verfügung.
Der Einreicher bzw. die Einreicherin räumt Christoph Berndl, dem Inhaber des Austrian Event Awards, sowie der COMTAIN Communications & Entertainment GmbH eine übertragbare Werknutzungsbewilligung für alle derzeit bekannten und künftig geschaffenen Nutzungsarten, also insbesondere auch die Vervielfältigungs- und Verbreitungsrechte sowie die Bearbeitungsrechte, zeitlich und örtlich unbegrenzt bereits im Moment der Einreichung des gegenständlichen Projektes unentgeltlich ein.
Sämtliche Video-, Ton-, Bild- und Textrechte der Einreichung müssen beim Einreicher liegen, der auch zur Gänze dafür haftet, sollte eine Copyright-Verletzung vorliegen.
IX.
Für jedes angelegte Projekt ist ein Anmeldebeitrag in Höhe von EUR 415,–- + 20% USt. sofort nach Vorschreibung zu entrichten. Über diesen Betrag bekommen Sie frühestens 14 Tage nach Anlegen eines Projekts in Ihrem Account unter „Neue Einreichung“ eine Rechnung zugesandt. Das reine Anlegen eines Accounts verpflichtet noch nicht zur Zahlung.
Beginnend mit dem dritten angelegten Projekt verringert sich die Anmeldegebühr auf EUR 305,–- + 20% USt. Wenn Sie bereits bis zum 31. Oktober 2023 einreichen, fällt eine reduzierte Einreichgebühr von EUR 395,–- + 20% USt. an bzw. beginnend mit der dritten Einreichung bezahlen Sie EUR 285,–- + 20% USt. pro Einreichung.
ACHTUNG: Die ermäßigte Einreichgebühr gilt nur für bis zum 31. Oktober 2024 abgeschlossene Einreichungen.
X.
Die Anmeldung gilt als verbindlich. Eine Stornierung der Anmeldung oder eine für die Jurysitzung zu späte Abgabe der Einreichunterlagen führt zu keiner Stornierung oder Rückerstattung des Anmeldebeitrages, da ansonsten eine fixe Budgetierung des Verleihungsabends nicht möglich ist.
XI.
Alle von der Jury nominierten Einreichungen (je Kategorie bis zu drei Preisträger*innen, je Sonderpreis ein/e Preisträger*in) werden veröffentlicht. Mit der Einreichung erteilt jeder Einreicher Christoph Berndl, dem Inhaber des Austrian Event Awards, sowie der COMTAIN Communications & Entertainment GmbH, die Berechtigung zur Veröffentlichung
dieser Unterlagen.
XII.
Die Wortbildmarke und das Pokalfoto des „Austrian Event Awards“ dürfen ohne schriftliche Genehmigung von Christoph Berndl, dem Inhaber des Austrian Event Awards sowie der COMTAIN Communications & Entertainment GmbH von Einreicher*innen nicht in deren Drucksorten und Werbungen verwendet werden. Das Anführen von Aussagen wie z. B. „Preisträger des Austrian Event Awards Edition 2023“, „Gold beim Austrian Event Award Edition 2023“ oder „Gewinner des Austrian Event Awards Edition 2022“ sind selbstverständlich zulässig und dienen der Eigenwerbung des Einreichers bzw. der Einreicherin. Die Jahreszahl ist jedoch jeweils anzuführen. Einreicher*innen, die dies in ihrer Kommunikation nicht berücksichtigen, können vom Veranstalter für Einreichungen in den folgenden Jahren ausgeschlossen werden.
Stand: 18. April 2024
Einreichgebühren* Austrian Event Award
EUR 415,-- zzgl. 20% USt. pro Einreichung.
Beginnend mit der 3. Einreichung je EUR 305,--
zzgl. 20% USt.
*Kostenpflichtig ist die Einreichung, sobald Sie im Einreichtool in Ihrem Account ein Projekt angelegt haben.
Wenn Sie bis 31. Oktober 2024 einreichen,
fällt eine reduzierte Einreichgebühr von
EUR 395,-- zzgl. 20% USt. an bzw. beginnend
mit der dritten Einreichung bezahlen Sie
EUR 285,-- zzgl. 20% USt. pro Einreichung.
Frequently Asked Questions (faq)
Wer ist der/die Einreicher*in bzw. sollte es sein?
Der/die Einreicher*in ist für uns die einzige Ansprechperson für die Einreichung und kann sowohl entweder aus dem Team des Eventorganisators/der Eventorganisatorin oder des Auftraggebers/der Auftraggeberin sein. Er/Sie ist die Schnittstelle zwischen uns und allen Beteiligten der Einreichung. Der/die Einreicher (dessen/deren Firma) erhält alle anfallenden Rechnungen zugeschickt.
Wer zählt als Partneragentur?
Die Partneragentur oder -firma arbeitete bei dem Projekt mit der Einreicheragentur zusammen und ist auch an der erfolgreichen Umsetzung des Events beteiligt gewesen. Es liegt in der Entscheidung und Verantwortung der einreichenden Agentur, ob eine Partnerfirma angegeben wird.
Ich habe ein Video vom Event, aber es ist zu lang / hat Interviewszenen / hat Off-Stimmen / Hintergrundmusik?
Das entspricht natürlich nicht ganz unseren Teilnahmebedingungen – wir bieten Ihnen aber an, auf Grund von Zeit- und Kostenfaktoren das Video im ersten Juryprozess so zu lassen, wie es ist. Sollte es zu lange sein, können wir aber nicht garantieren, dass sich die Jury das Video zur Gänze ansieht. Wird Ihr Projekt nach der Jurysitzung nominiert, dann bitten wir Sie das Video auf die nötige Länge zu bringen bzw. Interviewszenen oder Off-Töne zu entfernen.
Wer soll die Ansprechperson meines Projektes sein?
Als Ansprechperson benötigen wir bitte einen Kontakt, der über das Projekt Bescheid weiß und für unsere Anliegen erreichbar ist. Die Ansprechperson wird über eine Nominierung informiert, überprüft die richtige Schreibweise des Projektes, schickt uns die Personenliste für die Bühne usw.
Was versteht man unter Arbeitstitel/Eventtitel?
Der Arbeitstitel/Eventtitel ist der Name des Projektes bzw. Eventmotto, z. B. „Pioneers Festival 2012“, „Coca-Cola Weihnachtstruck Tour 2011“… Dieser Titel wird im Falle einer Nominierung auch auf die Urkunden gedruckt, erscheint im Zuspieler auf der Leinwand usw. Daher ist es wichtig, dass dieser auch stimmt und nach der Einreichung nicht mehr geändert wird.
Was ist bei einer Best Supplier-Einreichung zu beachten?
Ein einreichender Supplier bestätigt mit seiner Teilnahme, dass der Auftraggeber (Eventagentur oder Unternehmen) der Einreichung zustimmt. Dies ist im Online-Einreichverfahren mittels Uploads einer Bestätigung nachzuweisen. Liegt die Zustimmung nicht vor, muss die Einreichung zurückgezogen werden.
Wird der Award für die SONDERPREISE auch in Gold vergeben?
In den Sonderpreisen gibt es nur einen Gewinner – dieser Pokal wird in der Sonderfarbe Weiß vergeben.
Was kostet die Einreichung?
Pro Projekt fallen Einreichgebühren in der Höhe von EUR 395,–exkl. MwSt. an. Ab dem dritten angelegten Projekt zahlen Sie EUR 285,– exkl. MwSt. für jede weitere Einreichung. Wenn Sie bereits bis 31. Oktober 2023 einreichen, fällt eine reduzierte Einreichgebühr von EUR 375,– + 20% MwSt. an bzw. beginnend mit der dritten Einreichung bezahlen Sie EUR 265,– + 20% MwSt. pro Einreichung. Die Verrechnung erfolgt innerhalb 14 Tage nach dem Anlegen eines Projektes in Ihrem Account unter „Neue Einreichung“. Das reine Anlegen eines Accounts verpflichtet Sie noch nicht zur Zahlung.
Wann werde ich über eine PLATZIERUNG informiert?
Die Nominierten werden Anfang März 2023 online präsentiert.
Die Preisträger*innen werden erst direkt am Verleihungsabend am 19. April 2023 bekannt gegeben.
Wie viele Karten erhalte ich als NOMINIERTER kostenlos?
Da sich der Austrian Event Award zum Großteil aus Sponsorgeldern finanziert, bitten wir um Verständnis, dass wir weder Einreichern noch Nominierten kostenlose Eintrittskarten zur Verfügung stellen können. Wir haben jedoch jedes Jahr vergünstigte Tickets für alle Nominierte (Eventorganisator*in, Auftraggeber*in, Partneragentur).
Was ist mit „Bühnengäste“ gemeint?
Wir bitten im Laufe des Verleihungsabends alle Preisträger*innen auf die Bühne. Pro Projekt sind eine bestimmte Anzahl an „Bühnengästen“ erlaubt, die im Vorfeld per Mail abgefragt werden (Ausnahme: bei aktuellen COVID-Maßnahmen). Die eventuellen „Bühnengäste“ kommen natürlich nur bei einer Auszeichnung zum Einsatz.
Wo und wann erhalte ich mein Sieger*innenfoto?
Wenige Tage nach der Verleihung stehen alle Bilder auf unserer Website zum Download zur Verfügung.
Wer ist der Eventorganisator*in?
Als Eventorganisator*in verstehen wir jene Firma/Agentur, die den Event ausgerichtet und die Dienstleister*innen koordiniert hat. Es kann sowohl die Firma selbst sein oder die dafür arbeitende Agentur.
Wer ist der Eventorganisator*in und Auftraggeber*in, wenn nur ich als Firma damit beschäftigt war?
Dann tragen Sie bitte bei Einreicher*in und Auftraggeber*in Ihre Firma ein. Sie stehen uns dann als Kontakt zur Verfügung und erhalten auch alle anfallenden Rechnung von uns zugeschickt.
Warum ist es so wichtig, dass mein Video keine Interviewszenen oder Off-Töne hat?
Das Video hilft einerseits der Jury als erster Eindruck zur Bewertung, wird jedoch andrerseits auch bereits als Grundlage für den Verleihungsabend herangezogen, sollten Sie letztlich Preisträger*in sein. Das Video wird für den Verleihungsabend mit dem Jurystatement (Begründung der Jury zur Platzierung) im Off hinterlegt und dient somit der Präsentation Ihrer Platzierung. Aus diesem Grund sind Interviewszenen unbrauchbar – wir würden lieber Ihr Projekt zeigen, als Personen ohne zu hörende Stimmen.
Ich bin mir nicht sicher, in welche Kategorie meine Veranstaltung gehört. Was ist, wenn ich in der falschen Kategorie eingereicht habe?
Gerne können Sie mit den wichtigsten Eckdaten (Event, Ziel, Zielgruppe) an uns herantreten und wir helfen Ihnen weiter. Sollten Sie Ihr Projekt in einer „falschen“ Kategorie einreichen, hat die Jury das Recht, Ihr Projekt bei der Jurysitzung in eine andere Kategorie umzuordnen. Dann wird Ihr Projekt wie jedes andere Projekt in dieser neuen Kategorie behandelt und bewertet. Eine falsche Einordnung hat somit keine Konsequenzen für Sie. Eine doppelte Einreichung desselben Events in mehreren regulären Kategorien ist nicht erlaubt – mit Ausnahme einer zweiten Einreichung für einen Sonderpreis.
Wie wird der Sonderpreis Best Supplier Performance bewertet?
Die drei Bewertungskriterien sind: Inhalt/Strategie, Umsetzung/Zielerfüllung und Gesamteindruck.
Kann ein Supplier seine Teilleistung einreichen, wenn auch das Gesamtevent eingereicht wurde?
Sollte ein Event als Gesamtevent in einer Kategorie eingereicht werden, kann ein Supplier (mit Zustimmung des Auftraggebers) unabhängig davon auch seine Teilleistung zum Sonderpreis einreichen. Es kann sowohl der Gesamtevent als auch die Teilleistung gewinnen, das schließt sich gegenseitig nicht aus.
In welchem Zeitraum kann ich mein Projekt einreichen?
Die Einreichung ist von 8. September 2023 bis Mittwoch, 7. Februar 2024 Mitternacht über unser Einreichtool möglich.
Alle Projekte, die von 1. Jänner 2022 bis 8. Jänner 2024 stattgefunden haben, können für den Austrian Event Award Edition 2023 eingereicht werden. Informationen zu den wichtigsten Milestones versenden wir regelmäßig in unserem Newsletter bzw. veröffentlichen diese auf unserer Homepage.
Wann muss mein Event stattgefunden haben, damit ich es zum Austrian Event Award einreichen kann?
Alle Projekte, die von 1. Jänner 2022 bis 8. Jänner 2024 stattgefunden haben, können für den Austrian Event Award Edition 2023 eingereicht werden – insofern sie nicht zuvor bereits Preisträger waren.
Informationen zu den wichtigsten Milestones versenden wir regelmäßig per Mail bzw. auf unserer Homepage.
Wann stehen die Nominierten fest?
Die Nominierten in den Kategorien & Sonderpreisen für den Austrian Event Award Edition 2023 werden Anfang März 2024 in Form einer Shortlist bekannt gegeben. Wir verraten jedoch bis zur Preisverleihung nicht, welches Projekt tatsächlich einen Pokal gewonnen hat (Gold, Silber oder Bronze für die Kategorien bzw. Weiß für die Sonderpreise). Wir bitten daher um Verständnis, dass wir auch auf Nachfragen keine Auskunft geben.
Wie viele Pokale und Urkunden erhalte ich bei der Preisverleihung?
Die drei Preisträger*innen in einer Kategorie erhalten je einen Pokal in Gold, Silber oder Bronze, der/die Preisträger/in eines Sonderpreises einen Pokal in Weiß sowie eine Urkunde.
Nominierte, die letztlich keine Preisträger sind, erhalten eine Urkunde über ihre Nominierung, die im Anschluss an die Verleihung in der Nähe der Garderobe abzuholen ist. Nicht abgeholte Urkunden können per Nachnahme nachgesandt werden. Bitte senden Sie eine E-Mail an: office@comtain.at
Urkundennachbestellungen sind zum Preis von € 55,– zzgl. 20% USt. pro Stück möglich. Bei Interesse senden Sie bitte eine E-Mail an: office@comtain.at
Sie können nach der Verleihung auch Pokale kostenpflichtig nachbestellen.
Der Sieg beim Austrian Event Award ist ein großer Erfolg. Eine Austrian Event Award-Trophäe ist die bleibende Erinnerung an diesen unglaublichen Moment.
Die handgefertigte Austrian Event Award-Trophäe thront auf einer Sockelbasis aus massivem Messing, kunstvoll vollendet mit einem schwarz-eloxierten Aluminiumkörper der zum Schutz klar lackiert wird.
Die Sockelbasis wird je nach Preiskategorie vergoldet, versilbert, Bronze patiniert bzw. weiß lackiert.
Die Pupille des markanten Auges ist gefräst und von Hand lackiert.
Der Sockel erhält außerdem die Gravur „Austrian Event Award“ und wird zusätzlich mit „Edition 2022“ gelasert. Geliefert wird die Austrian Event Award-Trophäe sicher verpackt im schwarzen Rundkarton mit AEA-Logo.
ACHTUNG: Die Bestellung einer AEA-Trophäe setzt die Beteiligung am jeweiligen Sieger-Projekt voraus.
Die Kosten pro Stück: EUR 1.025,– zzgl. 20% USt. inkl. Versand im Pokalbehälter.
Bei Interesse senden Sie bitte eine E-Mail an: office@comtain.at
Wie ist der Ablauf bei der Preisverleihung, wenn ich nominiert bin?
Über den exakten Ablauf informieren wir die Nominierten immer rechtzeitig vor der Preisverleihung per Newsletter.
Wann startet der Ticket- und Tischverkauf?
Der Ticket- und Tischverkauf für die Award Show zum Austrian Event Award Edition 2023, am 16. April 2024 im Design Center Linz, hat bereits begonnen. Alle Informationen finden Sie hier.
Sind jetzt noch Fragen offen?
Zögern Sie nicht und kontaktieren Sie uns.
Christoph Berndl
c.berndl@austrianeventaward.at
Telefon: +43 664 390 09 49
Kontakt
Sie haben allgemeine Fragen zum Austrian Event Award, benötigen Unterstützung bei der Einreichung oder wollen Partner*in des Austrian Event Awards werden? Zögern Sie nicht mit uns Kontakt aufzunehmen. Das Team des Austrian Event Awards hilft Ihnen gerne weiter.
Wir freuen uns auf Ihre Nachricht 🙂
Veranstalter
COMTAIN in Kooperation mit:
Communications & EVENTWERKSTATT
Entertainment GmbH Ilk & Partner KG
E-Mail Award-Team: office@comtain.at